Adatkezelési tájékoztató
ADATVÉDELMI ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT
Mészárosné Gábor Edina E.V.
Közös képviselő, Társasházkezelő, megválasztott Intézőbizottság elnök
Tartalomjegyzék:
1. Az adatvédelmi és adatkezelési szabályzat alkalmazása
2. A szabályzat hatálya
III. A szabályzat célja
1. Lényeges fogalmak, meghatározások
2. Az adatkezelés irányelvei
3. Személyes adatok kezelése
4. Adatkezelés, adatnyilvántartás
5. Online ügyfélkapu
6. Elektronikus levelezés
7. Adattovábbítás
VII. Az adatkezelés jogszerűsége
VIII. Az érintett személy hozzájárulása, feltételek
1. Az érintett személy tájékoztatása, jogai
2. Az adatok kezelésének időtartama
3. Az adatkezeléssel kapcsolatos jogok
4. A tájékoztatás kéréshez való jog
5. A helyesbítéshez való jog
6. A törléshez való jog
7. Az adatkezeléssel kapcsolatos jogérvényesítési lehetőség
XII. Feladatok a megfelelő adatvédelem érdekében
XIII. Adatbiztonság
XIV. Adatvédelmi incidens, hatósággal való együttműködési kötelezettség
1. Ügyviteli és nyilvántartás célú adatkezelés
XVI. Egyéb célból történő adatkezelés
XVII. Az adatkezelés alapjául szolgáló jogszabályok
1. Az adatvédelmi és adatkezelési szabályzat alkalmazása
A szervezet megnevezése: Mészárosné Gábor Edina E.V.
Címe: 4400 Nyíregyháza, Ferenc krt.1839/11/A/2
Adatkezelő: Mészárosné Gábor Edina E.V.
Telefonszám: +36305970877
Internetes elérhetőség: www.liliom-haz.hu, info@liliom-haz.hu
A szabályzat hatályba lépésének dátuma: 2023. szeptember 9.
Ez a szabályzat a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelmére és a személyes adatok szabad áramlására vonatkozó szabályokat állapít meg. A szabályzatban foglaltakat kell alkalmazni a konkrét adatkezelési tevékenységek során, valamint az adatkezelést szabályozó utasítások és tájékoztatások kiadásakor. A vállalkozásom adatvédelmi tisztviselő alkalmazására nem köteles.
1. A
szabályzat hatálya
E szabályzat visszavonásig érvényes, hatálya kiterjed a vállalkozás
tisztségviselőjére, alkalmazottjaira, és a szerződéses partnerekre,
valamint azok vállalkozásunk székhelyén munkát végző alkalmazottjaira.
III. A szabályzat célja
E
szabályzat célja, hogy a természetes személyek alapvető jogainak és
szabadságainak védelme érdekében biztosítsa a személyes adatok
megfelelő kezelését.
A vállalkozás a tevékenysége során teljes mértékben meg kíván felelni a
személyes adatok kezelésére vonatkozó jogszabályi előírásoknak,
különösen az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletében
foglaltaknak.
A szabályzat kiadásának fontos célja továbbá, hogy megismerésével és
betartásával a vállalkozás alkalmazottjai és szerződéses partnereink,
valamint azok a vállalkozás székhelyén munkát végző alkalmazottjai
képesek legyenek a természetes személyek adatai kezelését jogszerűen
végezni.
1. Lényeges fogalmak, meghatározások
– a GDPR (General Data Protection Regulation) az Európai Unió új Adatvédelmi Rendelete
– adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;
–
adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált
vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek
összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás,
átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás,
közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé
tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés,
illetve megsemmisítés;
–
adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv,
ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében
személyes adatokat kezel;
– személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre
(érintett) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes
személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely
azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító
vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi,
gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy
több tényező alapján azonosítható;
– harmadik fél: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv,
ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az
adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik
az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a
személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak;
– az
érintett hozzájárulása: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és
megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel
az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező
cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes
adatok kezeléséhez;
– az adatkezelés korlátozása: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából;
– adattörlés: az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk többé nem lehetséges;
– adatmegsemmisítés: az adatokat tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése;
– adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve, hogy a technikai feladatot az adatokon végzik;
–
adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi
személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az
adatkezelővel kötött szerződés alapján – beleértve a jogszabály
rendelkezése alapján történő szerződéskötést is – adatok feldolgozását
végzi;
–
álnevesítés: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek
következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem
állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes
személyre vonatkozik, feltéve, hogy az ilyen további információt külön
tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével
biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható természetes
személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni;
–
nyilvántartási rendszer: a személyes adatok bármely módon –
centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi
szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek
alapján hozzáférhető;
– adatállomány: az egy nyilvántartásban kezelt adatok összessége;
–
adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított,
tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes
megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését
vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi;
– adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele;
–
harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi
személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely nem azonos az
érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval.
– nyilvánosságra hozatal: az adat bárki számára hozzáférhetővé tétele;
1. Az adatkezelés irányelvei
A
vállalkozás társasházak közös képviseletét látja el, (közös
képviselőként és megválasztott Intézőbizottság elnökként) mely
tevékenység elsődleges jogszabályi hátterét a társasházakról szóló
2003. évi CXXXIII. törvény (a továbbiakban: társasházi törvény) és az
általam képviselt társasházak által elfogadott mindenkor hatályos
Szervezeti és Működési Szabályzatai (a továbbiakban: SZMSZ)
biztosítják.
A vállalkozás a GDPR rendelet (40) pontja szerinti, jogi kötelezettség céljából szükséges és kötelező adatkezelést végez.
A személyes adatok kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon kell végezni.
A személyes adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történhet.
A személyes adatok kezelésének célja megfelelő és releváns legyen, és csak a szükséges mértékű lehet.
A személyes adatoknak pontosnak és naprakésznek kell lenniük.
A pontatlan személyes adatokat haladéktalanul módosítani, illetve törölni kell.
A
személyes adatok tárolásának olyan formában és ideig kell történnie,
ahogy azt a jogszabályi és/vagy SZMSZ felhatalmazás lehetővé teszi,
illetőleg egyéb, jogilag releváns célból indokolt.
A személyes adatok kezelését oly módon kell végezni, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve.
A
vállalkozás köteles gondoskodni – a technika mai állása szerinti
legmegfelelőbb módon – az érintettek adatainak biztonságáról, és a
technikai és szervezési rendszereink, valamint belső eljárási
szabályaink alapján az adat- és titokvédelmi szabályokat érvényre
juttatni.
A
vállalkozás köteles továbbá védeni a jogosulatlan hozzáférést,
megváltoztatást, továbbítást, nyilvánosságra hozatalt, törlést vagy a
megsemmisítést, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá
az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás
ellen minden szükséges intézkedést megtenni.
Adatkezelőként
a vállalkozás tekintettel van a technika mindenkori fejlettségére,
ezért mindig azt a megoldást választja, amely a személyes adatok
magasabb szintű védelmét biztosítja, kivéve, ha az aránytalan költséget
és nehézséget jelent.
A
vállalkozás adatkezelést végző alkalmazottja fegyelmi, kártérítési,
szabálysértési és büntetőjogi felelősséggel tartozik a személyes adatok
jogszerű kezeléséért. Amennyiben az alkalmazott tudomást szerez arról,
hogy az általa kezelt személyes adat hibás, hiányos, vagy időszerűtlen,
köteles azt helyesbíteni, vagy helyesbítését az adat rögzítéséért
felelős munkatársnál kezdeményezni.
1. Személyes adatok kezelése
A személyem által kezelt társasházak tulajdonosai személyes adatainak kezelése a közösségi célok elérését, a tulajdonostársak közösséggel szembeni jogainak és kötelezettségeinek a megvalósulását szolgálja.
1. Adatkezelés, adatnyilvántartás:
A
vállalkozás adatnyilvántartásának jogi alapját a Társasházi törvény 22.
§ (5) bekezdése, és az általam kezelt társasházak Szervezeti és
Működési Szabályzata (SZMSZ), valamint a GDPR rendelet (40) pontja
biztosítja.
Az
általam képviselt társasház-közösségek – jogszabályi felhatalmazás
alapján – a közgyűléseik által elfogadott SZMSZ-ben rendelkeznek a
tulajdonosok adatszolgáltatási kötelezettségéről.
A
társasház kezelés keretében a tulajdonosok személyes adatait olyan
módon kell kezelni, amely biztosítja azok megfelelő szintű biztonságát
és bizalmas kezelését, többek között annak érdekében, hogy
megakadályozza a személyes adatokhoz és a személyes adatok kezeléséhez
használt eszközökhöz való jogosulatlan hozzáférést, illetve azok
jogosulatlan felhasználását.
A pontatlan személyes adatok helyesbítése vagy törlése érdekében minden ésszerű lépést meg kell tenni.
A
társasházi adatkezelés nem lépheti túl a társasház működéséhez
szükséges mértéket. A társasház mindenkori tulajdonostársai azzal, hogy
a közösség tagjai, ráutaló magatartással, külön kifejezett nyilatkozat
nélkül hozzájárulnak ahhoz, hogy a társasház szervei az adataikat
kezeljék. Az adatkezelés terjedelmét és módját pedig a társasházi SZMSZ
szabályozza.
Ezen szabályozás keretében a tulajdonos köteles a közös képviselő
részére bejelenteni a tulajdonos azon személyes adatait, amelyek a
társasházi törvény előírásai alapján kötelezőek.
Ezen kívül a tulajdonosok, használók kötelesek bejelenteni a közös képviselő részére az elérhetőségüket:
– értesítési címét (amennyiben eltér a társasházi lakásingatlan címétől),
– telefonszámát,
– email-címét.
A fenti adatok tárolása és kezelése a vállalkozás székhelyén, és a társasház saját irodájában történik.
2.
Online ügyfélkapu:
A vállalkozásom társasházkezelő szoftvert alkalmaz, mely ügyfélkapus
belépésre jogosult felhasználó személyek adatait kezeli abból a célból,
hogy részükre megfelelő, gyors, naprakész szolgáltatást nyújthasson.
Az
ügyfélkapun belépő felhasználónak kizárólag a saját személyes adataihoz
(ingatlan közös költség egyenlegközlő kimutatás) van hozzáférése, a
többi tulajdonoséhoz nincs. Az ügyfélkapu belépéssel a felhasználó
jogosult továbbá a társasházi dokumentumokhoz is hozzáférni (pl.:
Alapító okirat, Szervezeti és Működési Szabályzat stb.).
3. Elektronikus levelezés:
Az email-en történt megkeresést annak adataival a vállalkozásom a megkereséstől számított 6 hónapig megőrzi.
4. Adattovábbítás:
A
képviselt társasházak működtetésével kapcsolatos tevékenység keretében
a társasházi tulajdonosok adatainak harmadik személy részére történő
kiadására is sor kerülhet. Ezen harmadik fél kizárólag a társasházak
működtetéséhez feltétlenül szükséges és szerződéses vagy jogszabályi
előíráson alapuló jogviszonnyal igazolt fél lehet, mint például: közmű
szolgáltatók, a társasház jogi képviselője stb.
Az ilyen típusú adatkiadás, adattovábbítás során biztosítani kell, hogy a harmadik személy az adatokat zártan kezelje, és kizárólag meghatározott célra és szükséges mértékben használja azokat, a cél megvalósulását követően pedig az adatokat törölje.
Ennek érdekében a vállalkozásom a megbízott vállalkozókkal, szakemberekkel történő külön megállapodások keretében rendelkezik.
Az adatátvevő kérelmünkre köteles tájékoztatást adni az átvett személyes adatok felhasználásáról.
Közös költség tartozással kapcsolatos adattovábbítás:
A
személyes adatok közös képviselő általi nyilvántartásának, kezelésének
egyik legfontosabb oka a társasházi tulajdonosok közös költség fizetési
kötelezettsége, a társasházi költségek érvényesítése.
A közös költség fizetési kötelezettségről a társasházakról szóló 2003. évi CXXXIII. törvény 24. § (1) bekezdése rendelkezik.
A
tulajdonos a fenti jogszabály alapján önként – külön felszólítás nélkül
– köteles minden hónapban eleget tenni a közös költség fizetési
kötelezettségnek. A közös költség nem azonos a fogyasztás alapú közmű
költségekkel, tekintettel arra, hogy a közös költség fizetés egy
jogszabályon alapuló kötelezettség.
A
közös költség tartozás érvényesítése során a megbízott jogi képviselő
az általunk átadott adatokat az ügyvédi tevékenységről szóló 2017. évi
LXXVIII. törvény rendelkezéseinek megfelelően jogosult és köteles
kezelni.
VII. Az adatkezelés jogszerűsége
A személyes adatok kezelése akkor jogszerű, ha az alábbiak valamelyike teljesül:
• az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez;
• az
adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az
érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az
érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges;
• az
adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez
szükséges (Társasházi törvény, Szervezeti és Működési Szabályzat
felhatalmazása);
• az adatkezelés az érintett vagy egy másik természetes személy létfontosságú érdekeinek védelme miatt szükséges;
• az
adatkezelés közérdekű vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi
jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához
szükséges;
• az
adatkezelés az adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek
érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ezen érdekekkel szemben
elsőbbséget élveznek az érintett olyan érdekei vagy alapvető jogai és
szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé,
különösen, ha az érintett gyermek.
A
vállalkozásom speciális jogszabályi rendelkezések (Társasházi törvény)
és az általam kezelt társasházak, mint megbízó előírásai (SZMSZ)
szerint köteles a tevékenységét végezni.
A
közös képviselő, mint megbízott tisztségviselő jogosult a társasházi
tulajdonosok adatait nyilvántartani, az adatokat a társasház
működéséhez szükséges mértékben kezelni.
VIII. Az érintett személy hozzájárulása, feltételek
A
vállalkozás kezelésében lévő társasházak mindenkori tulajdonosai
azáltal, hogy a közösség tagjai, ráutaló magatartással, külön
kifejezett nyilatkozat nélkül hozzájárulnak ahhoz, hogy a társasház
szervei az adataikat kezeljék.
1. Az
érintett személy tájékoztatása, jogai
A tisztességes és átlátható adatkezelés elve megköveteli, hogy az
érintett tájékoztatást kapjon az adatkezelés tényéről és céljairól.
Az
érintett jogosult arra, hogy hozzáférjen a rá vonatkozóan
nyilvántartott adatokhoz, valamint arra, hogy egyszerűen és ésszerű
időközönként, az adatkezelés jogszerűségének megállapítása és
ellenőrzése érdekében gyakorolja e jogát.
Az
érintett jogosult különösen arra, hogy személyes adatait töröljék és a
továbbiakban ne kezeljék, ha a személyes adatok nyilvántartására és
kezelésére már nincs szükség.
Ezen
előírás keretében a vállalkozásom köteles törölni a nyilvántartásából
azon személy adatait, aki az ingatlanának elidegenítése folytán már nem
tagja a társasház közösségnek.
Ez
alól kivételt képez az az eset, amikor a volt tulajdonostárssal szemben
továbbra is folyamatban vannak jogi vagy egyéb eljárások. Az adattörlés
ilyenkor csak abban az esetben történhet meg, ha a folyamatban lévő
eljárások jogerősen befejeződtek, és az elévülési, valamint selejtezési
határidő is eltelt.
Az adattörlés feltétele továbbá, hogy a vonatkozó időszakban az elszámoló közgyűlésre is sor került.
Vállalkozásom
a Számviteli törvény előírásainak megfelelően köteles a számviteli
bizonylatokat, illetőleg a törvényi követelményeknek megfelelő
nyilvántartást olvasható formában legalább 8 (nyolc) évig megőrizni.
Az
adatkezelési jogosultság megszűnik továbbá a szolgáltató közös
képviselői tisztségének megszűnésével. Ebben az esetben a szolgáltató a
Társasházi törvény és a társasházi SZMSZ vonatkozó rendelkezései
szerint köteles a tulajdonosi adatokat (nyilvántartás) átadni a
megválasztott új közös képviselőnek.
1. Az adatok kezelésének időtartama
A
vállalkozásom kötelessége, hogy megfelelő és hatékony intézkedéseket
hajtson végre, valamint, hogy képes legyen igazolni azt, hogy az
adatkezelési tevékenységek a hatályos jogszabályoknak megfelelnek, és
az adatokat a szükséges mértékben és ideig kezeli.
Az adatok kezelésének időtartamára vonatkozóan a vállalkozás az alábbiakat veszi alapul:
1./ A
társasházi lakásingatlan eladása esetén a volt tulajdonostárs adatait
az ingatlan adásvételt követő 8 (nyolc) évig kell megőrizni (Társasházi
törvény)
2./ A
közös költség behajtással kapcsolatos jogi eljárás esetén a volt
tulajdonos adatait az ingatlan eladását követően 8 (nyolc) évig kell
megőrizni (2009. évi L. törvény a fizetési meghagyásos eljárásról)
3./ A
társasházi tulajdonosok adatait a könyveléssel, elszámolással,
analitikákkal kapcsolatosan a könyvelés évét követő 6 (hat) évig kell
megőrizni (Társasházi törvény)
4./ A
társasházi tulajdonosok általi online ügyintézési adatokat a
keletkezéstől számított 2 (kettő) évig kell megőrizni (Társasházi
törvény).
5./ A
munkavállalókra vonatkozó nyilvántartási és elszámolási adatokat a
keletkezéstől számított korlátlan ideig kell megőrizni.
1. Az adatkezeléssel kapcsolatos jogok
1. A tájékoztatás kéréshez való jog
A
társasházi tulajdonos a vállalkozásomtól, mint közös képviselőtől,
Intézőbizottság elnöktől tájékoztatást kérhet arról, hogy a személyes
adatait a vállalkozás milyen jogalapon, milyen adatkezelési cél miatt,
milyen forrásból, mennyi ideig kezeli. A kérelmére haladéktalanul, de
legfeljebb 30 (harminc) napon belül, a megadott elérhetőségre
tájékoztatást kell küldeni.
2. A helyesbítéshez való jog
A
társasházi tulajdonos az adatváltozását – az SZMSZ előírásainak is
megfelelően – köteles haladéktalanul bejelenteni a közös képviseletnek.
A tulajdonos tehát a vállalkozástól, mint közös képviselőtől kérheti
bármely adatának módosítását. Erről kérelmére haladéktalanul, de
legfeljebb 30 (harminc) napon belül intézkedni kell.
3. A törléshez való jog
A
társasházi tulajdonos az ingatlanának elidegenítését – az SZMSZ
előírásainak is megfelelően – köteles haladéktalanul bejelenteni a
közös képviseletnek. A tulajdonos kérelmére az adattörlést
haladéktalanul, de legfeljebb 30 (harminc) napon belül meg kell tenni.
A
társasházi tulajdonos kizárólag ebben az esetben kérheti adatának
törlését, egyéb esetben vagy más indokkal a tulajdonos nem tiltakozhat
az adatkezelés ellen.
A vállalkozás adatkezelési jogosultsága megszűnik továbbá a közös képviselői tisztség megszűnésével.
Ebben
az esetben a Társaságunk a Társasházi törvény és a társasházi SZMSZ
vonatkozó rendelkezései szerint köteles a tulajdonosi adatokat
(nyilvántartás) átadni a megválasztott új közös képviselőnek.
4. Az adatkezeléssel kapcsolatos jogérvényesítési lehetőség
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11
Telefon: +36 (1) 391-1400
Fax: +36 (1) 391-1410
E-mail: ugyfelszolgalat @ naih.hu
XII. Feladatok a megfelelő adatvédelem érdekében
– Az adatvédelmi tudatosság:
Biztosítani
kell a szakmai felkészültséget a jogszabályoknak való megfeleléshez.
Elengedhetetlen a munkatársak szakmai felkészítése és a szabályzat
megismerése.
– Át
kell tekinteni az adatkezelés célját, szempontrendszerét, a személyes
adatkezelés koncepcióját. Az adatvédelmi és adatkezelési szabályzattal
összhangban kell biztosítani a jogszerű adatkezelést és
adatfeldolgozást.
– Az
adatkezelés során harmadik személy részére történő adatkiadás során
biztosítani kell, hogy a harmadik személy az adatokat zártan kezelje,
és kizárólag meghatározott célra és szükséges mértékben használja
azokat, a cél megvalósulását követően pedig az adatokat törölje.
– Az adatkezelésben érintett személy megfelelő tájékoztatása:
Az átlátható adatkezelés követelménye, hogy az érintett személy tájékoztatást kapjon az adatkezelés tényéről és céljairól. A tájékoztatáshoz való jog az adatkezelés során annak megszűnéséig megilleti az érintettet.
– Az
érintett személynek nyújtott tájékoztatás tömör, könnyen hozzáférhető
és könnyen érthető legyen, ezért azt világos és közérthető nyelven kell
megfogalmazni és megjeleníteni.
– Az adatkezelésben érintett személy (társasházi tulajdonos) főbb jogai a következők:
• a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférés;
• a személyes adatok helyesbítése;
• a személyes adatok törlése (kizárólag tulajdonosváltozás esetén);
– Az
adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem
beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet.
Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek
számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A
tájékoztatási kötelezettség biztosítható egy olyan biztonságos online
rendszer üzemeltetésével, amelyen keresztül az érintett könnyen és
gyorsan hozzáférhet a szükséges információhoz.
– A
személyes adat jogellenes kezelése vagy feldolgozása esetén bejelentési
kötelezettség keletkezik a felügyelő hatóság felé. Az adatkezelőnek
indokolatlan késedelem nélkül
– ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott,
– meg
kell tenni a bejelentést a felügyeleti hatóságnak, kivéve akkor, ha az
adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a
természetes személy jogait tekintve.
– Bizonyos esetekben indokolt lehet az adatkezelőnek az adatkezelést megelőzően adatvédelmi hatásvizsgálatot lefolytatni. A hatásvizsgálat során meg kell vizsgálni, hogy a tervezett adatkezelési műveletek a személyes adatok védelmét hogyan érintik. Ha az adatvédelmi hatásvizsgálat megállapítja, hogy az adatkezelés valószínűsíthetően magas kockázattal jár, a személyes adatok kezelését megelőzően az adatkezelőnek konzultálnia kell a felügyeleti hatósággal.
–
Abban az esetben, ha a fő tevékenységek olyan adatkezelési műveleteket
foglalnak magukban, amelyek jellegüknél, hatókörüknél vagy céljaiknál
fogva az érintettek rendszeres és szisztematikus, nagymértékű
megfigyelését teszik szükségessé, adatvédelmi tisztviselőt kell
kinevezni. Az adatvédelmi tisztviselő kinevezése az adatbiztonság
megerősítését célozza.
XIII. Adatbiztonság
Az
adatokat megfelelő intézkedésekkel védeni kell különösen a jogosulatlan
hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés
vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés,
továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó
hozzáférhetetlenné válás ellen.
Az
adatbiztonság megtervezésekor és alkalmazásakor tekintettel kell lenni
a technika mindenkori fejlettségére. Több lehetséges adatkezelési
megoldás közül azt kell választani, amely a személyes adatok magasabb
szintű védelmét biztosítja, kivéve, ha az aránytalan nehézséget
jelentene az adatkezelőnek.
XIV. Adatvédelmi incidens, hatósággal való együttműködési kötelezettség
Az
adatvédelmi incidens a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított,
tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes
megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését
vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.
Az
adatvédelmi incidens megfelelő és kellő idejű intézkedés hiányában
fizikai, vagyoni vagy nem vagyoni károkat okozhat a természetes
személyeknek, többek között a személyes adataik feletti rendelkezés
elvesztését vagy a jogaik korlátozását, a hátrányos megkülönböztetést,
a személyazonosság lopást vagy a személyazonossággal való visszaélést.
Az adatvédelmi incidenst indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb 72
órán belül be kell jelenteni az illetékes felügyeleti hatóságnál,
kivéve, ha az elszámoltathatóság elvével összhangban bizonyítani lehet,
hogy az adatvédelmi incidens valószínűleg nem jár kockázattal a
természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve.
Az
érintett személyt késedelem nélkül tájékoztatni kell, ha az adatvédelmi
incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személy
jogaira és szabadságára nézve, annak érdekében, hogy megtehesse a
szükséges óvintézkedéseket.
Vállalkozásom,
mint adatkezelő és adatfeldolgozó köteles a felügyeleti hatósággal
együttműködni és a nyilvántartásokat kérésre hozzáférhetővé tenni az
érintett adatkezelési műveletek ellenőrzése érdekében.
Amennyiben bármely bíróság, az ügyészség, a nyomozó hatóság, a szabálysértési hatóság, a közigazgatási hatóság, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, illetőleg jogszabály felhatalmazása alapján más szervek tájékoztatás adása, adatok közlése, átadása, illetőleg iratok rendelkezésre bocsátása végett megkeresik a vállalkozást, mint adatkezelőt, akkor a törvényi rendelkezéseknek megfelelően köteles vagyok a megkeresést teljesíteni. Azonban ezen megkeresések esetén is csak a megkeresés céljának elengedhetetlen megvalósításához szükséges mértékben és terjedelemben adhatok ki tájékoztatást és adatot.
1. Ügyviteli és nyilvántartás célú adatkezelés
A vállalkozás, a tevékenységéhez tartozó esetekben, illetve ügyviteli és nyilvántartási célból személyes adatokat is kezelhet. Az adatkezelés alapjául az érintett személy megfelelő tájékoztatásán alapuló önkéntes és határozott hozzájárulás, illetve törvényi felhatalmazás szolgál. Az ügyviteli és nyilvántartási célból történő adatkezelés az alábbi célokat szolgálja:
– a vállalkozásom és munkavállalóim adatkezelése, amely jogszabályi kötelezettségen alapul;
– a
vállalkozásommal megbízási jogviszonyban álló személyek adatkezelése
kapcsolattartási, elszámolási és nyilvántartási célból;
– a
vállalkozásommal üzleti kapcsolatban álló más szervezetek, intézmények
és vállalkozások kapcsolattartói adatai, amelyek természetes személyek
elérhetőségi és azonosítási adatai is lehetnek;
A
fentiek szerinti adatkezelés egyrészről jogszabályi kötelezettségen
alapul, másrészről pedig az érintett személy kifejezetten hozzájárult
adatai kezeléséhez.
A
vállalkozáshoz írásos formában eljuttatott – személyes adatokat is
tartalmazó – dokumentumok (például önéletrajz, álláskeresési
jelentkezés, egyéb beadvány stb.) esetében az érintett személy
hozzájárulását vélelmezni kell. Az ügy lezárulta után – további
felhasználásra vonatkozó hozzájárulás hiányában – az iratokat meg kell
semmisíteni.
A megsemmisítés tényét jegyzőkönyvben kell rögzíteni.
Az
ügyviteli célú adatkezelés esetében a személyes adatok kizárólag az
adott ügy irataiban és a nyilvántartásokban szerepelnek. Ezen adatok
kezelése a kezelés alapjául szolgáló irat selejtezéséig tart.
Az ügyviteli és nyilvántartási célból történő adatkezelés esetében is biztosítani kell a jogszabályoknak való megfelelést.
XVI. Egyéb célból történő adatkezelés
Amennyiben
a vállalkozás olyan adatkezelést kíván végezni, amely ebben a
szabályzatban nem szerepel, előzetesen ezen belső szabályzatát kell
megfelelően kiegészíteni, illetve az új adatkezelési célnak megfelelő
rész szabályokat hozzákapcsolni.
XVII. Az adatkezelés alapjául szolgáló jogszabályok
– AZ
EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETE (2016. április
27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése
tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról,
valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános
adatvédelmi rendelet).
– 2003. évi CXXXIII. törvény a társasházakról.
–
1992. évi LXVI. törvény a polgárok személyi adatainak és lakcímének
nyilvántartásáról – 2011. évi CXII. törvény az információs
önrendelkezési jogról és az információszabadságról.
– A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag
védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény.
– A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet.
–
2001. évi CVIII. törvény az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások,
valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes
kérdéseiről.
– 2003. évi C. törvény az elektronikus hírközlésről.
– 2014. évi XI. törvény a rezsicsökkentéssel és a fogyasztóvédelemmel kapcsolatos egyes törvények módosításáról
–
104/2011. (VI. 29.) Korm. rendelet a távhőszolgáltatásról szóló 2005.
évi XVIII. Törvény végrehajtásáról szóló 157/2005. (VIII. 15.) Korm.
rendelet módosításáról
– 2000. évi C. törvény a számvitelről.
